La Gestión de sistemas es crucial para asegurar una apropiada implementación del plan estratégico. Esta ayuda en el seguimiento del progreso, mantenimiento del presupuesto e itinerario y la involucración de participantes en el proceso. Ya sea que pertenezcan a su equipo de trabajo, sean sus empleados, clientes u otro grupo de interesados externo.
Virtualmente todos los negocios presentan algún tipo de Gestión de Sistemas. En muchas medianas y pequeñas empresas (MPE) será un sistema “informal” y probablemente no exhaustivo. Trabajamos con usted para ayudarle a mejorar su gestión de sistemas y le aseguramos su exhaustividad.
En ciertos casos, la gestión de sistemas se debe conformar de acuerdo a los estándares existentes. Esto con el fin de satisfacer las expectativas de los clientes, los entes reguladores y otros interesados. Estos sistemas pueden ser estándares internacionales (por ejemplo ISO), estándares industriales o regulatorios.
Componentes claves de la gestión de sistemas
Los componentes claves del sistema de gestión incluyen:
- Sistemas de monitoreo
- Sistemas prescriptitos y de diagnóstico
- Mecanismos de toma de decisiones y sistemas de apoyo de decisiones
- Buena comunicación al interior de su organización y entre interesados.
Los sistemas de monitoreo son un componente esencial de la totalidad del sistema de gestión. Estos son utilizados en el seguimiento del progreso, enfocado en la obtención de metas estratégicas. A su vez, también sirven para vigilar la ocurrencia de cambios ambientales externos. Debido a ques estos pueden representar oportunidades o amenazas para la organización. Es probable que para actividades “rutinarias” prefiera contar con herramientas de apoyo para el monitoreo. Las cuales a su vez, pueden tener indicadores de rendimiento claves (IRC) para estandarizar el reporte de los procedimientos.
Teniendo en cuenta que la realidad no siempre va acorde con lo planeado, es de gran importancia estar preparado adecuadamente para afrontar los cambios mundiales. Por lo tanto, su sistema de gestión debe contar con un diagnóstico y con la habilidad de ser prescriptivo. Esta habilidad asegura un mayor nivel de análisis por parte de su organización y de su ambiente. Es pertiente aclarar, que aunque se utilizan los resultados que arroja el monitoreo como parte del input, su nivel de análisis es usualmente menor. Parte de esta habilidad incluirá: tecnologías y asesoramiento del mercado; otros tipos de investigación y análisis; y el desarrollo de herramientas de gestión. Estas herramientas pueden incluir: procedimientos, procesos, indicadores y sistemas de gestión informativos.
Los mecanismos de toma de decisiones y los sistemas de apoyo de decisiones se enfocan en cómo actuar ante las prescripciones emergentes de los diagnósticos y los sistemas de prescripción.
El cuarto componente clave del sistema de gestión es la comunicación. El objetivo de la comunicación es enviar mensajes motivantes al interior de la organización. A su vez, debe transmitirle al resto de la organización las instrucciones generadas en la toma de decisiones. Igualmente, se encargará de proveer información relacionada a las amenazas u oportunidades generadas en el diagnóstico y los sistemas prescriptivos. Por fuera de la organización, las interacciones con los interesados proveerán información crucial. Tal como información acerca de la organización, su ambiente y las interacciones entre estas. Asimismo, obtendrá información de los interesados acerca de las amenazas y oportunidades. El proceso debe asegurar que los interesados permanezcan comprometidos. Esto con el fin de obtener el input específico que necesita para alcanzar sus metas, comprender sus perspectivas y encontrar un punto medio de entendimiento recíproco. Adicionalmente, el sistema de comunicación fomentará el intercambio de conocimientos. El cual facilitará la distribución de las funciones del sistema de gestión a través de la organización.
Construyendo la gestión de sistemas
El éxito de la gestión de sistemas dependerá en parte del proceso por el cual es desarrollado. En general, los sistemas más efectivos son aquellos que se basan en sistemas existentes, involucran a los usuarios en su diseño (o sus nuevos componentes) y pueden demostrar un éxito incipiente.
El diseño de gestión de sistemas requiere de una cuidadosa consideración de los objetivos estratégicos y las prioridades. Igualmente, los asuntos humanos son de gran importancia debido a que sus decisiones tienen repercusiones perdurables en el tiempo. Las cuales le pueden ayudar a reconocer sus oportunidades y/o limitar sus riesgos legales.
Lo que hacemos
Trabajamos con usted para asegurar que su sistema de gestión satisfaga sus necesidades. Desarrollamos una estrategia para garantizar que las funciones claves del sistema de gestión estén disponibles, en un nivel de detalle y formalidad apropiados para su empresa.
Nuestra estrategia específica es desarrollada en el proceso de consultaría, en el cual reconocemos la escala y cultura de su organización. Igualmente, tenemos en cuenta la madurez de su sistema de gestión actual y el contexto dentro del cual opera.
Proyectos recientes
Trabajamos con la Distribuidora de Gas Enbridge en la gestión de sistemas e iniciativas para la gestión de la demanda de energía. Estas incluyen: sugerencias para el mejoramiento de las iniciativas de asesoramiento a interesados, sistemas inteligentes de recolección del mercado y mecanismos alicientes.
En otro proyecto para Enbridge desarrollamos sistemas y herramientas para facilitar el seguimiento de los requerimientos ambientales y regulatorios que deben ser implementados para asegurar la expansión y el mejoramiento del sistema.
Proveímos de consejos y asistencia a los miembros de la Asociación de Destiladores Canadienses. Esta asistencia se enfocó en: los sistemas de apoyo para la toma de decisiones (que incluyen el seguimiento y demostración de una entrega puntual y de alto rendimiento); en los sistemas de monitoreo y reportaje de uso energético y emisiones; y en el seguimiento de los cambios del ambiente regulatorio en el cual operan. Trabajamos de cerca tanto con los miembros de la organización del nivel operacional y estratégico, como con el ejecutivo de la Asociación.
Para la Ciudad de Toronto asesoramos al personal de las áreas funcionales de la ciudad en el diseño de un sistema de gestión ambiental y un sistema de gestión sostenible (que comprende tanto el sistema de gestión ambiental como sistemas de gestión de aspectos sociales y económicos de la ciudad). Fomentamos la discusión y cooperación entre departamentos y la integración de aspectos sostenible dentro de la estructura institucional existente.
Desarrollamos un sistema de gestión para la Federación de Municipios para la aplicación del Fondo de Permisión de Municipios Verdes (FPMV) y el Fondo de Inversión de Municipios Verdes (FIMV).
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